Zoomは、リモートでの会議をサポートするWeb会議ツールです。パソコンやスマートフォン・タブレットから簡単に利用でき、多様な働き方に対応する手段として多くの企業で活用されています。
また、会議だけでなく、セミナーやオンラインイベントの開催などにも利用されています。Zoomを使い始めるためには、パソコンやスマートフォンなどのデバイスを用意し、専用アプリのダウンロードが必要です。
この記事では、Zoomの基本的な使い方から活用方法、セキュリティ設定のポイントまで詳しく解説します。Zoomの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
※ パソコンの構成によっては、操作方法が一部異なる場合があります。あらかじめご了承ください。
- Zoomとは「無料で使えるWeb会議ツール」
- Zoomを始めるために必要な準備
- 初心者向け！Zoomの使い方を解説（参加者・主催者）
- Zoomの便利な機能
- Zoomを利用する際の注意点はセキュリティ設定！
- まとめ：Zoomを使ってビジネスにWeb会議を取り入れよう！
Zoomとは「無料で使えるWeb会議ツール」
Zoomは、パソコンやスマートフォン・タブレットで利用できる無料のWeb会議ツールです。ビデオ会議や音声通話、チャット機能などを備えており、リモートワークやオンライン授業など、さまざまな用途で活用されています。
Zoomには無料プランと有料プランが用意されています。無料プランでは最大100人の参加が可能で、1回の会議は40分まで利用できます。
一方、有料プラン（プロ版・ビジネス版）では、プロ版が100名まで、ビジネス版が300名まで参加でき、どちらもオプションを選択すると最大1,000名まで参加が可能です。
会議時間は、どちらプランも最大30時間となります。ビジネスでの利用が多い場合は、より柔軟に活用できる有料プランを選ぶとよいでしょう。
さらに、大規模なオンラインイベントやセミナーを開催する際は、「Zoom Webinars」と呼ばれる専用の有料プランへの登録が必要です。Zoom Webinarsは、参加者が発言する必要のない一方向型の配信に適しており、企業の新製品発表会や大規模な講演会などで活用されています。
Zoomを始めるために必要な準備
Zoomを始めるために必要な準備は、次のとおりです。
・必要なデバイスを用意する
・Zoomのアプリをダウンロードする
・Zoomアカウントを作成する
各項目の詳細を解説します。
１｜必要なデバイスを用意する
Zoomを始めるには、パソコンやスマートフォン・タブレットなどのデバイスに加え、Webカメラとマイクが必要です。デスクトップパソコンにはWebカメラとマイクが内蔵されていないことがあり、外付けの製品を購入する必要があります。
ノートパソコンにはこれらが内蔵されていることが多いため、別途用意する必要はありません。ただし、音声や映像の質にこだわる場合は、外付けのWebカメラやマイクを用意するとよいでしょう。
また、スマートフォンやタブレットもWebカメラとマイクが内蔵されているため、別途購入する必要はありません。
２｜Zoomのアプリをダウンロードする
Zoomを利用するためには、パソコンやスマートフォン・タブレットに専用のアプリをダウンロードする必要があります。パソコンの場合は、Zoomの公式サイトからダウンロード可能で、WindowsやMacのどちらにも対応しています。
スマートフォンのAndroid端末では「Google Playストア」、Apple端末では「App Store」からダウンロード可能です。
Zoomの招待リンクを受け取っている場合は、リンクをクリックすると、アプリのダウンロードページに自動で移動するため、すぐにインストールができます。
なお、パソコンではブラウザ版のZoomも利用できますが、ホストがブラウザからの参加を許可している場合のみ使用できます。安定した利用環境を求めるなら、アプリをインストールした方がよいでしょう。
３｜Zoomアカウントを作成する
Zoomのアプリをダウンロードした後は、そのままサインアップ（アカウント作成）が行えます。パソコンを使ったサインアップの手順は次のとおりです。
１．Zoomのアプリをダウンロード後に表示される画面で「サインアップ」を選択する
２．年齢を入力する
３．メールアドレスを入力する。または、GoogleやFacebookなどのアカウントを選択する
４．入力したメールアドレスに届いた認証コードを確認・入力する
５．名前（漢字・ひらがな・カタカナ問わず）とパスワード（8文字以上でアルファベットと数字、大文字・小文字をすべて使用する）を入力する
※ パスワード例：Mouse7458
※ 名前は会議中にほかの参加者に表示されるため、分かりやすい名前にしておくとよい
６．教育機関の代理としてサインアップする場合はチェックを入れて、「続ける」をクリックする
７．Zoomのアプリが起動して会議の主催・参加が行える
アカウントの作成は、ビジネス用途でZoomを利用する方にとって必要なステップです。会議のホストを務める場合はアカウントを使用するため、早めに作成しておきましょう。
アカウントがあれば、スケジュール機能や参加者の管理機能も活用できます。
初心者向け！Zoomの使い方を解説（参加者・主催者）
ここからは、Zoomでミーティングに参加する方法と主催する方法をそれぞれ解説します。
１｜パソコン、スマートフォン・タブレットでミーティングに参加する方法
まずは、パソコン、スマートフォン・タブレットでミーティングに参加する方法を解説します。
参加方法はどのデバイスでもおおむね同じなので、パソコンで参加する方法を例にご紹介します。
招待リンクを使用した参加方法
招待リンクを使用したZoomの参加方法は、手間がかからずスムーズに会議へ参加できるため、多くの人に利用されている参加方法です。会議のホストから送られてきたリンクをクリックするだけで、ブラウザが自動的に開いてミーティングに参加できます。
ただし、リンクがないと参加できないため、受け取ったメールは当日まで保存したりスケジュールに記載したりするなど適切に管理しましょう。
パーソナルミーティングID・パーソナルリンクを使用した参加方法
パーソナルミーティングID（PMI）とは、Zoomのアカウントを作成した際に付与される番号のことです。ミーティングを主催する際のIDとして使用します。一方、パーソナルリンクとは、パーソナルミーティングに関連づけられた個人用のZoomリンクです。
このどちらかを入力することで、ミーティングに参加できます。具体的な手順は次のとおりです。
１．Zoomアプリを起動する
２．「参加」をクリックする
３．ミーティングID、またはパーソナルリンク名を入力する
４．名前を入力する（フルネームを推奨）
５．オーディオとビデオの接続を選択する（チェックボックス）
６．「参加」をクリックする
７．パスコードが設定されている場合は、入力して「OK」を選択する
８．ホストの承認を待つ（必要な場合）
９．承認されると会議に参加できる
以上の手順で参加できます。なお、ミーティングIDとパスコードを別々に送信すると、セキュリティの向上が期待できます。
２｜パソコンでミーティングを主催する方法
パソコンからZoomのミーティングを主催する手順は、次のとおりです。
１．Zoomアプリを起動する
２．ホーム画面にある「新規ミーティング」をクリックすると、ミーティングが開始される
３．ミーティングが開始すると、画面左下にカメラとマイクのアイコンが表示されるため、必要に応じて設定する
４．画面下部にある「参加者」の横にある「＾」ボタンをクリックすると「招待リンクをコピー」と「招待」が表示される
５．招待リンクを使う場合は、「招待リンクをコピー」を選択して参加者に共有する。メールで招待する場合は、「招待」を選択し、タブをメールに切り替えて使用するメールサービスを選択・送信する
３｜スマートフォンでミーティングを主催する方法
外出先で手軽にミーティングを主催したい際は、スマートフォンを利用するのもよいでしょう。スマートフォンでZoomのミーティングを主催する、具体的な手順は次のとおりです。
１．Zoomアプリを起動する
２．ホーム画面にある「新規ミーティング」をタップする
３．ビデオのオン・オフと、パーソナルミーティングIDの使用を選択し、「ミーティングの開始」をタップする
４．ミーティング開始後、画面下部の「参加者」をタップする
５．画面左下に表示されている「招待」をタップする
６．「メールを送信」、「メッセージ（SMS）を送信」、「連絡先の招待」、「招待リンクをコピー」から目的に合うものを選択し、参加者に共有する
４｜スケジュールミーティングの設定方法
スケジュールミーティングは、事前に会議の日時を設定しておける機能です。会議が事前に予定されていれば、参加者も準備がしやすくなります。
パソコンでスケジュールミーティングを設定する手順は、次のとおりです。
１．Zoomアプリを起動し、「スケジュール作成」をクリックする
２．一番上の入力欄に、ミーティングのタイトルを入力する
例：「月次報告会」や「〇〇様 打ち合わせ」など
３．ミーティングの日にちと時間を設定する
※ 定期的にミーティングを開く場合は「繰り返し」を設定する
４．タイムゾーンを選択する
※ タイムゾーンは通常、日本時間が自動選択されていますが、海外の方と会議を行う場合は相手のタイムゾーンに合わせて設定する
５．画面右にある「出席者」に名前またはメールアドレスを入力する
６．ミーティングIDを作成するため「自動生成」か「パーソナルミーティングID」のどちらかを選択する
７．パスコードの設定を行う
※ デフォルトで自動設定されますが、必要に応じて変更可能
８．ビデオとオーディオの設定を行う
※ ビデオ・マイクの有無は参加者に事前確認しておくとよい
９．使用するカレンダーを選択する（Outlook・Googleカレンダー・他のカレンダー）
１０．設定完了後に再度確認し、問題がなければ「保存」をクリックする
これで、参加者にスケジュールミーティングの情報が自動送信されます。スケジュールミーティングは、社内の定例会議や取引先との打ち合わせの際に非常に便利です。時間になれば自動的にリマインドが届くため、参加者の出席率を高める効果も期待できます。
５｜Zoomミーティングを終了する方法
Zoomミーティングを終了する際は、主催者が全体の会議を終了する場合と、参加者が途中で退出する場合があります。それぞれの方法は次のとおりです。
主催者が終了する方法
１．画面右下の「終了」をクリックする
２．「全員のミーティングを終了」と「ミーティングを退出」が表示される
３．「全員のミーティングを終了」を選択すると、ミーティング自体事態が終了して参加者全員が強制的に退提出となり、「ミーティングを退出」を選択すると、自分だけミーティングから退出し、ほかの参加者がホストになる
主催者の場合は、状況によって終了の仕方を使い分けることが大切です。
参加者が退出する方法
１．「退出」をクリックする
２．確認メッセージが表示されるので「退出」を選択してミーティングを退出する
参加者が退出する際は、他の参加者にひと言挨拶をしてから退出するとよいでしょう。
Zoomの便利な機能
Zoomを使う際に便利な機能は、次のとおりです。
・音声ミュート・ビデオオフ機能
・画面の共有機能
・チャット機能
・ホワイトボード機能
・ブレイクアウトルーム機能
各機能の詳細について解説します。
１｜音声ミュート・ビデオオフ機能
音声ミュート・ビデオオフ機能は、会議中の不要な音声や映像を制御するための機能です。
音声ミュートは、周囲の雑音やノイズが他の参加者に聞こえないようにする際に役立ちます。ビデオオフ機能は、カメラ映像をオフにすることでプライバシーを保護したいときに使用するとよいでしょう。
ミーティング画面の左下にある「オーディオに接続」と「ビデオ」をクリックまたはタップして設定できます。
２｜画面の共有機能
画面の共有機能は、参加者全員にパソコンやスマートフォンの画面を共有できる機能です。プレゼン資料の表示や操作手順の説明が必要なときなどに活用します。
共有する画面は、特定のアプリケーションやブラウザ、デスクトップ全体から選択可能です。
設定方法は、画面下部の「画面共有」ボタンをクリックし、共有したいウィンドウを選んで「共有」ボタンを押すだけです。
３｜チャット機能
チャット機能は、会議中に参加者同士がテキストメッセージを送受信できる機能です。音声で発言しづらい場合や、会議の流れを中断させたくない場合などに活用します。また、オンラインセミナーで質問を募集しておき、後で回答する使い方もできるでしょう。
メッセージの送信先は、全員または個別のどちらかを選択します。使い方は、画面下部の「チャット」ボタンをクリックし、テキストを入力して送信するだけです。
４｜ホワイトボード機能
ホワイトボード機能は、会議中に図やメモを画面上に書き込める機能です。参加者全員がリアルタイムで書き込みできるため、アイデア出しや意見交換がスムーズに行えます。
ホワイトボードの起動方法は、画面下部の「画面共有」ボタンをクリックし、共有画面の中から「ホワイトボード」を選択します。ペンツールやテキスト入力機能が用意されており、付箋やメモを追加するのも簡単です。会議の可視化を促進し、議論を活性化させる際に役立ちます。
５｜ブレイクアウトルーム機能
ブレイクアウトルーム機能は、参加者を小グループに分けて会議を進行する機能です。グループワークや個別ディスカッションが必要なときに活用します。
主催者は、参加者を自動的または手動でグループに分け、各ルームでミーティングを進行できます。設定方法は、次のとおりです。
１．画面下部の「詳細」をクリックし、「ブレイクアウトルーム」を選択する
２．ルーム数や割り当て方を選択し、「作成」をクリックする
３．割り当てを確認し、問題なければ「すべてのルームを開く」を選択する
Zoomを利用する際の注意点はセキュリティ設定！
Zoomを安全に利用するためには、セキュリティ設定が重要です。不正アクセスや情報漏えいのリスクを減らすために、次の設定を行いましょう。
| セキュリティ設定 | 概要 | 設定方法 |
| 最新バージョンへの更新 | Zoomの脆弱性の修正や最新機能の追加がなされる | Zoomアプリの「設定」を選択→「更新をチェック」 |
| パスコードの設定 | 参加者がパスコードを入力しなければミーティングに参加できない | 会議の作成時に「パスコードを設定」を有効化 |
| 待機室の設定 | ホストに許可されたユーザーだけがミーティングに参加できる | ミーティング作成時の「待機室」にチェックを入れる |
| ホストのみの画面共有 | 画面共有をホストのみに制限することで不正な共有を防ぐ | ミーティング中に共有の横にある「＾」を選択→「高度な共有オプション」→「ホストのみ」を選択 |
| ミーティングロック機能 | 会議が開始した後に新規参加者の参加をブロックする機能 | 会議中に「参加者」を選択→「…」→「ミーティングをロックする」をクリック |
まとめ：Zoomを使ってビジネスにWeb会議を取り入れよう！
Zoomは、ビジネスシーンでのWeb会議を支える便利なツールです。パソコンやスマートフォンから手軽に主催・参加できるため、場所を問わずミーティングを行えます。
日常的な会議のほかに、オンラインセミナーやオンライン授業、採用面接など多様な用途に活用できます。
スケジュールアプリとの連携や参加者への通知などを自動化できるため、業務効率化にもつながるでしょう。
ご紹介した手順を参考に、ぜひビジネスにZoomでの会議を取り入れてみてください。
マウスコンピューターは、BTO（Build To Order：受注生産）パソコンを販売するメーカーです。情報メディアサイト「mouse LABO」でパソコンに関する幅広い情報をぜひチェックしてください。
マウスコンピューターの製品をご購入いただいたお客様の声
